Wer kennt sie nicht, diese Situation:

Wir haben ein Problem, dass uns auf den Nägeln brennt, wir suchen nach Lösungen und quälen uns dabei ununterbrochen mit Fragen, wie:

• Sollten wir nicht doch alle, wenigstens aber Abteilung A,B, X einbeziehen?
• Vielleicht doch besser ein Arbeitskreis?,...

Führungskräfte beklagen, dass sie bis zu 50% ihrer Arbeitszeit in Sitzungen sitzen und dass Entscheidungen nicht zeitnah getroffen werden können, weil die Entscheidungsträger in Sitzungen sitzen,....
KURZ: Sitzungen gelten als Zeitfresser Nr. 1!
Schaut man sich als Mäuschen in Sitzungen um, findet man spannende Details: Teilnehmer

• blättern in veralteten Akten,
• malen Strichmännchen,
• googeln,
• schicken SMS,
• reden mit dem Kollegen über ganz wichtige Dinge,
• gehen schnell mal telefonieren, ist ganz dringend,...

Im Lexikon finden wir für Meeting folgende Definition:
Ein Meeting, auch als Sitzung, Besprechung oder Konferenz bezeichnet, ist ein Treffen von zwei oder mehr Personen aus einem bestimmten Grund. (z.B. trifft man sich, um gemeinsam ein Problem zu lösen, eine Frage zu erörtern oder einen weiteren Schritt zu planen.)

Meetings kosten Geld, wie das folgende Beispiel verdeutlichen soll:
• Teilnehmer des Meetings: 10 Mitarbeiter + 5 Führungskräfte
• Dauer des Meetings: 4 Stunden
• Kosten/Mitarbeiter /Stunde: 40€
• Kosten/Führungskraft/Stunde: 100€

⇒ Sitzung kostet: 10x40x40€ +4x4x100€ = 3600€
Wird im Ergebnis wenigstens ein Nutzen von 3600€ entstehen???????

 

Damit der Aufwand nicht höher als der Nutzen wird, sollten ein paar Regeln berücksichtigt werden:

• Nur die einladen, die wirklich zur Problemlösung wichtig sind
• Kleine, schlagkräftige Gruppen bilden (≤ 4 Teilnehmer)
• Spezialisten nur bei Bedarf hinzuziehen
• Thema/Problem im Vorfeld bekannt geben
• Dauer des Meetings begrenzen
• Messbares Ziel vorgeben
• Sitzungsleiter sollte moderieren, Spielregeln vorgeben und diese durchsetzen
• Medien zum Visualisieren nutzen
• „Zeitfresser" unbedingt vermeiden (unpünktlicher Beginn, klingende Telefone, Laptops, ...) Um bewerten zu können, wie gut Sie schon sind, sollten Sie einfach mal ein Meeting aufnehmen, es gemeinsam anschauen und auswerten.

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