Die Frage nach dem „Warum" einer Effizienzanalyse lässt sich leicht beantworten: Es gilt Potentiale zu finden, zu bewerten und zu nutzen, um das Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig zu halten. Im Unternehmen existieren i.d.R. vielfältige Potentiale für Effizienzsteigerungen:

• Es wird mehr angeboten, als der Kunde erwartet,

• Fehlende oder unzureichende Kommunikation
• Unklare Verantwortlichkeiten

• Vielfältige Formen der Doppelarbeit,
• Ausschuss und Nacharbeit,
• Fehlende Standards/ fehlende Daten/ mangelnde Kostenklarheit
• Sehr umfangreiches Berichts- und Protokollwesen,
• Prozesse, deren Ergebnisse nicht rechtlich durchsetzbar sind,...

Soll eine Effizienzanalyse erfolgreich sein, muss eine ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Prozesse des Unternehmens erfolgen. Nicht nur die Kernprozesse, sondern auch alle Führungs- und Unterstützungsprozesse müssen bewertet werden. Hilfreich ist dabei immer zu wissen: wer ist mein Kunde? Das kann ein interner Kunde (wer wartet auf mein Arbeitsergebnis) aber auch der externe Kunde, der letztendlich unsere Leistungen bezahlt, sein.

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